Hoe worden processen gestroomlijnd bij Haan Personeelsdiensten?

In hartje Groningen vind je Haan Personeelsdiensten. Een familiebedrijf dat al bijna een kwart eeuw een belangrijke speler is in de uitzendbranche. Opgericht in 2001, heeft dit bedrijf zich gespecialiseerd in uitzenden en backoffice dienstverlening. Met een hecht team van vier interne medewerkers helpen ze dagelijks zo'n 280 mensen aan werk bij diverse opdrachtgevers. 

Bart Haan, de eigenaar, runt het bedrijf samen met zijn ouders. "We zijn misschien klein qua intern team, maar we maken een grote impact," vertelt Bart trots. "We richten ons vooral op productiewerk, grondwerkers en stratenmakers. Buiten hebben we ruim 280 mensen aan het werk."

Het familiebedrijf kenmerkt zich door een persoonlijke aanpak en flexibiliteit. "We doen eigenlijk alles wat voorbij komt," lacht Bart. "Als er uren binnenkomen, verwerk ik die. Als er iemand solliciteert, pak ik dat ook op. We geven onszelf geen mooie titels, we doen gewoon wat er nodig is."

De uitdaging

Hoewel deze hands-on mentaliteit Haan Personeelsdiensten ver heeft gebracht, liepen ze in 2015 tegen een flinke uitdaging aan. "Er veranderde toen veel in de regelgeving voor uitzendbureaus," legt Bart uit. "We merkten dat onze processen niet meer voldeden aan de nieuwe eisen.

De ernst van de situatie werd pas echt duidelijk in 2018, toen het bedrijf te maken kreeg met een controle van de Belastingdienst en SNCU steekproef. "We werkten nog met losse Word-bestanden en Excel-sheets. Alles ging handmatig," herinnert Bart zich. "Bij die controle moesten we met kunst-en-vliegwerk alles op orde krijgen. Dat was echt een hoop gedoe."

Deze ervaring was een wake-up call voor Bart. "Ik kwam er toen achter dat dingen anders geregeld waren dan wat mij aangeleerd werd. Ik ben toen voor mezelf gaan uitzoeken hoe het echt zat."

Het werd Bart duidelijk dat ze hun processen moesten automatiseren om efficiënter te werken en compliant te blijven. "We hadden behoefte aan een systeem dat alles kon stroomlijnen: van het moment dat iemand solliciteert tot aan het getekende contract en de plaatsing."

De zoektocht naar een oplossing

Haan Personeelsdiensten ging niet over één nacht ijs bij het zoeken naar een geschikte softwareoplossing. "We hebben demo's gehad van drie verschillende pakketten: Freepack, Easyflex en Tigris," vertelt Bart. "We hebben zelfs kort overwogen om de verloning uit te besteden, maar dat viel af omdat we flexibel wilden blijven en alles zelf wilden doen."

"Tigris zag er gewoon vernieuwend uit," legt Bart uit. "Je kon koppelen met je contacten, het had handige dashboards voor inzicht en het proces van inschrijving tot plaatsing was veel efficiënter. Er zat volgens mij wel veertig kliks verschil tussen Tigris en Easyflex. Dat gaf voor mij de doorslag."

Het resultaat

De implementatie van Tigris heeft de processen bij Haan Personeelsdiensten aanzienlijk gestroomlijnd. "Vroeger moesten we alles uitprinten, handmatig invullen en weer inscannen. Nu hebben we alles digitaal in één systeem," legt Bart uit. 

Een goed voorbeeld is hoe ze nu omgaan met controles. "Laatst hadden we weer een controle. Maar deze keer hadden we alle benodigde documenten direct beschikbaar in Tigris. Wat vroeger dagen kostte, doen we nu in een kwart van de tijd," zegt Bart trots. "Bij een recente SNCU-steekproef hadden we 425 bestanden nodig. Stel je voor dat je die allemaal moet inscannen en organiseren... Nu staat alles netjes in het systeem."

Het dagelijks gebruik van Tigris heeft ook grote voordelen gebracht. Bart licht toe: "We kunnen nu met hetzelfde team 280 mensen aan het werk helpen, terwijl dat er vroeger maximaal 100 waren. Zonder Tigris hadden we zeker 3 of 4 extra mensen nodig gehad om dit werk voor zoveel mensen te doen."

De efficiëntiewinst zit in vele aspecten van het werk:

1. Gestroomlijnd sollicitatieproces: "Vroeger printten we cv's uit en schreven er dingen op. Nu downloaden we sollicitaties direct in Tigris. Het systeem leest het cv in en maakt automatisch een voorstelprofiel dat we naar klanten kunnen sturen."
2. Digitale urenregistratie: "We zijn af van papieren urenbriefjes. Iedereen vult nu alles in via een app."
3. Automatische loonstrookverwerking: "Loonstroken worden automatisch gemaild. We hoeven niet meer handmatig vinkjes te zetten."
4. Digitale contracten: "We sturen contracten nu via e-mail met digitale ondertekening. In één oogopslag zie je in een rapport wat nog getekend moet worden."
5. Inzichtelijke dashboards: "Of het nu gaat om financiële cijfers of openstaande contracten, we hebben nu overal inzicht in."

Bart benadrukt het gemak van één geïntegreerd systeem: "Je hebt gewoon één plek waar vanuit je alles beheert. Van sollicitatie tot loonstrook, alles zit in één. Dat is echt het makkelijkste, dat je niet allemaal verschillende programma's naast elkaar hoeft te draaien."

Leermomenten tijdens implementatie

Hoewel de overgang naar Tigris veel voordelen heeft gebracht, waren er ook een aantal leermomenten. "De implementatie was wel een heel proces," geeft Bart toe. Een specifiek aandachtspunt dat Bart noemt is het inrichten van tariefbundels: "Dat werkt net weer anders in elk systeem. Denk daar goed over na en werk het uit. Wij hadden dat in het begin niet goed gedaan, en dan heb je heel veel werk om het achteraf te corrigeren."

De samenwerking

Desondanks ziet Bart de toekomstige samenwerking positief in. "Tigris ontwikkelt zich goed. Ze hebben echt een stabiel product neergezet. Ik zie een mooie toekomst voor onze samenwerking."

Bart waardeert de continue ontwikkeling van het platform: "Ze hebben voor ons iets gemaakt op het gebied van urenontrafeling. Dat is echt handig, vooral in de zorg waar je met onregelmatigheidstoeslagen te maken hebt."

Tips voor andere bedrijven

Voor bedrijven die overwegen om met Tigris te gaan werken, heeft Bart enkele tips:

1. "Denk goed na over hoe je je tariefbundels inricht. Dat is cruciaal voor een soepele werking van het systeem."
2. "Zoek contact met andere Tigris-gebruikers. Vraag naar hun ervaringen en tips."
3. "Bereid je voor op een intensieve implementatieperiode, maar weet dat het loont."
4. "Maak gebruik van de klantenbijeenkomsten die Tigris organiseert. Het is waardevol om ervaringen uit te wisselen met andere gebruikers."

Vraag een demo aan

Benieuwd naar hoe de software van Tigris jou kan helpen groeien? Vraag dan een demo aan en ontdek hoe je je processen kunt optimaliseren, je efficiëntie kunt verhogen en klaar bent voor de uitdagingen van morgen.